Pitchmark - Politik om beskyttelse af personlige oplysninger

Indhold

1) Indledning

2) Forklaring af de retsgrundlag, vi baserer os på

3) Hvornår indsamler vi dine personlige oplysninger?

4) Hvilken slags personlige oplysninger indsamler vi?

5) Hvordan og hvorfor bruger vi dine personlige oplysninger?

6) Kombination af dine oplysninger til personlig direkte markedsføring

7) Hvordan vi beskytter dine personlige oplysninger

8) Hvor længe opbevarer vi dine personlige oplysninger?

9) Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?

10) Hvor dine personoplysninger kan blive behandlet

11) Hvad er dine rettigheder i forbindelse med dine personlige oplysninger?

12) Hvordan kan du stoppe brugen af dine personlige oplysninger til direkte markedsføring?

13) Kontakt til tilsynsmyndigheden

14) Har du spørgsmål?

1. Introduktion - Hvad er GDPR?

GDPR står for den generelle forordning om databeskyttelse, som er en del af EU-lovgivningen om databeskyttelse og privatlivets fred for alle personer i EU. Da Storbritannien i øjeblikket stadig er medlem af EU, bliver GDPR-reglerne indarbejdet i britisk lovgivning fra den 25. maj 2018.

Derfor har vi justeret vores politikker og processer for at overholde GDPR. Med henblik på GDPR er Pitchmark klassificeret som dataansvarlig.

Denne fortrolighedspolitik giver dig lidt mere indsigt i, hvilke data vi kan indsamle om dig, samt oplysninger om, hvordan vi indsamler dem og opbevarer dem sikkert.

Hvis du vil have flere oplysninger, eller hvis der er noget, du gerne vil have os til at præcisere lidt mere, er du velkommen til at kontakte os på sales@pitchmark.com eller +44 (0)1454 776666.

Denne fortrolighedspolitik kan blive opdateret fra tid til anden, men vil altid være synlig for dig at læse på vores websteder http://www.pitchmark.com og www.pitchmark.co.uk.

2. Hvorfor må vi indsamle og opbevare dine data?

Der er en række grunde til, at en virksomhed som Pitchmark indsamler og bruger dine personlige oplysninger. Disse omfatter:

  • Samtykke – hvis du fortæller os, at vi har lov til at indsamle og bruge dine data specifikt.
  • For eksempel hvis du besøger et af vores websteder og markerer et felt for at modtage vores nyhedsbrev.
  • Kontraktlige forpligtelser – hvis vi har brug for at indsamle data for at opfylde en kontrakt med dig.
  • Hvis du f.eks. bestiller noget hos os, har vi en kontraktlig forpligtelse til at indsamle oplysninger som f.eks. din adresse eller dit telefonnummer og videregive dem til en tredjepartskurér for at kunne levere dine varer.
  • Overholdelse af lovgivningen – hvis loven kræver, at vi indsamler eller behandler dine data.
  • Vi har f.eks. brug for at videregive oplysninger om en person, der er involveret i svig eller anden kriminel aktivitet.
  • Legitim interesse – hvis der er stor sandsynlighed for, at indsamling og brug af en begrænset mængde af dine data anvendes på en rimelig måde.
  • Vi kan f.eks. sende dig et nyhedsbrev eller en markedsføringsmail, hvis vi mener, at der er produkter, du tidligere har købt eller vist interesse for, og det er noget, du med rimelighed kan forvente at modtage.

3. Hvornår indsamler vi dine personlige oplysninger?

  • Når du besøger et af vores websteder og bruger din konto til at købe produkter og tjenester i en butik eller online.
  • Når du foretager et onlinekøb og tjekker ud som gæst (i så fald indsamler vi kun transaktionsbaserede data).
  • Når du opretter en konto hos os.
  • Når du køber et produkt eller en tjeneste i en butik eller via telefon, men ikke har (eller ikke bruger) en konto.
  • Når du kontakter os på sociale medier.
  • Når du downloader eller installerer vores app.
  • Når du tilmelder dig vores PitchPoints loyalitetsprogram.
  • Når du vælger at tilmelde dig vores nyhedsbrev.
  • Når du kontakter os på en hvilken som helst måde med spørgsmål, klager osv.
  • Når du deltager i lodtrækninger eller konkurrencer.
  • Når du bestiller en aftale eller en demonstration hos os.
  • Når du anmoder om et tilbud på varer eller tjenesteydelser.
  • Når du vælger at gennemføre undersøgelser, som vi sender dig.
  • Når du kommenterer eller anmelder vores produkter og tjenester.
  • Når du har givet en tredjepart tilladelse til at dele de oplysninger, som de har om dig, med os.
  • Når du bruger vores parkeringsplads, som har et CCTV-system, der drives af hensyn til både kundernes og personalets sikkerhed. Disse systemer kan optage dit billede under dit besøg.

4. Hvilke slags personoplysninger indsamler vi?

  • Hvis du har en konto hos os: dit navn, din jobfunktion, din virksomhed, fakturerings-/leveringsadresse, ordrer og kvitteringer, e-mailadresser og telefonnumre. Hvis du har en webkonto, opbevarer vi også en krypteret registrering af din loginadgangskode for din sikkerheds skyld.
  • Oplysninger om dine interaktioner med os enten ved personlige møder eller aftaler, på vores kontor, i telefonen, online eller ved at bruge vores app.
  • Vi indsamler f.eks. noter fra vores samtaler med dig, oplysninger om eventuelle klager eller kommentarer fra dig, oplysninger om køb, du har foretaget, varer, du har set eller lagt i din kurv, indløsning af kuponer, websider, du besøger, og hvordan og hvornår du kontakter os.
  • Når du bestiller online, registrerer vi den placering (IP-adresse), hvorfra du afgav din bestilling.
  • Oplysninger om dine besøg på vores websteder eller apps, og hvilket websted du kom fra til vores.
  • Oplysninger indsamlet ved brug af cookies i din webbrowser.
  • Betalingskortoplysninger. Dette bruges dog kun til at behandle en betaling med det samme og gemmes aldrig.
  • Dine kommentarer og produktanmeldelser.
  • Dit billede kan blive optaget på CCTV, når du besøger vores lager og kontorer.

5. Hvordan og hvorfor bruger vi dine personlige oplysninger?

Vi ønsker at give dig den bedst mulige kundeoplevelse. En måde at opnå dette på er at få det mest fyldestgørende billede af, hvem du er, ved at kombinere de data, vi har om dig.

Vi bruger dette til at tilbyde dig kampagner, produkter og tjenester, der sandsynligvis vil interessere dig. I tilfælde af medlemmer af PitchPoints loyalitetsordning tilbyder vi dig også relevante belønninger.

Loven om databeskyttelse tillader dette som en del af vores legitime interesse i at forstå vores kunder og yde den bedste service.

Hvis du ønsker at ændre den måde, vi bruger dine data på, kan du naturligvis finde oplysninger i afsnittet “Hvad er mine rettigheder?” nedenfor.

Husk, at hvis du vælger ikke at dele dine personlige oplysninger med os eller nægter at give visse kontakttilladelser, kan vi muligvis ikke levere nogle af de tjenester, du har bedt om.

Hvis du f.eks. har bedt os om at give dig besked, når en vare kommer tilbage på lager, kan vi ikke gøre det, hvis du har trukket dit generelle samtykke til at høre fra os tilbage.

Her er, hvordan vi bruger dine personlige oplysninger og hvorfor:

  • For at behandle alle ordrer, som du foretager ved hjælp af vores websteder, app, over telefonen eller personligt. Hvis vi ikke indsamler dine personlige oplysninger under kassen, kan vi ikke behandle din ordre og overholde vores juridiske forpligtelser.
  • Det kan f.eks. være nødvendigt at videregive dine oplysninger til en tredjepart for at levere eller levere det produkt eller den tjenesteydelse, du har bestilt, og vi kan opbevare dine oplysninger i en rimelig periode derefter for at opfylde eventuelle kontraktlige forpligtelser som f.eks. tilbagebetaling, garantier osv.
  • For at besvare dine forespørgsler, anmodninger om tilbagebetaling og klager. Behandlingen af de oplysninger, du har sendt, gør det muligt for os at svare. Vi kan også opbevare en registrering af disse for at informere enhver fremtidig kommunikation med os og for at vise, hvordan vi har kommunikeret med dig under hele forløbet. Det gør vi på baggrund af vores kontraktlige forpligtelser over for dig, vores juridiske forpligtelser og vores legitime interesser i at give dig den bedste service og forstå, hvordan vi kan forbedre vores service på baggrund af dine erfaringer.
  • For at beskytte vores virksomhed og din konto mod svindel og andre ulovlige aktiviteter. Dette omfatter brug af dine personlige oplysninger til at vedligeholde, opdatere og beskytte din konto. Vi overvåger også din browsingaktivitet hos os for hurtigt at identificere og løse eventuelle problemer og beskytte integriteten af vores websteder. Vi gør alt dette som en del af vores legitime interesse.
  • For eksempel ved at kontrollere din adgangskode, når du logger ind, og ved at bruge automatisk overvågning af IP-adresser til at identificere mulige svigagtige logins fra uventede steder.
  • For at beskytte vores kunder, lokaler og personale mod kriminalitet anvender vi CCTV-systemer i vores forretningslokaler, som optager billeder af sikkerhedshensyn. Vi gør dette på grundlag af vores legitime forretningsinteresser.
  • For at behandle betalinger og forhindre svigagtige transaktioner. Vi gør dette på grundlag af vores legitime forretningsinteresser. Dette er også med til at beskytte vores kunder mod svindel.
  • Hvis vi opdager kriminel aktivitet eller påstået kriminel aktivitet gennem vores brug af CCTV, overvågning af svig og overvågning af mistænkelige transaktioner, behandler vi disse data med henblik på at forebygge eller opdage ulovlige handlinger. Vores mål er at beskytte de personer, som vi har kontakt med, mod kriminelle aktiviteter.
  • Med dit samtykke vil vi bruge dine personlige oplysninger, præferencer og oplysninger om dine transaktioner til at holde dig informeret via e-mail, web og telefon om relevante produkter og tjenester, herunder skræddersyede specialtilbud, rabatter, kampagner, arrangementer, konkurrencer osv.
  • Du kan naturligvis til enhver tid vælge at afmelde dig fra at høre fra os via en af disse kanaler.
  • Til at sende dig relevant, personlig kommunikation pr. post i forbindelse med opdateringer, tilbud, tjenester og produkter. Vi gør dette på grundlag af vores legitime forretningsinteresse.
  • Du kan til enhver tid fravælge at høre fra os via post.
  • Til at sende dig meddelelser, der kræves i henhold til loven, eller som er nødvendige for at informere dig om vores ændringer i de tjenester, vi tilbyder dig. F.eks. opdateringer af denne fortrolighedspolitik og lovpligtige oplysninger om dine ordrer. Disse servicemeddelelser vil ikke indeholde noget reklamemæssigt indhold og kræver ikke forudgående samtykke, når de sendes via e-mail eller sms. Hvis vi ikke bruger dine personoplysninger til disse formål, vil vi ikke kunne overholde vores juridiske forpligtelser.
  • For at vise dig det mest interessante indhold på vores websteder eller i vores app bruger vi data, som vi har om dine foretrukne produkter osv. Det gør vi på grundlag af dit samtykke til at modtage app-notifikationer og/eller til at vores websted placerer cookies eller lignende teknologi på din enhed.
  • Vi kan f.eks. vise en liste over varer, du for nylig har kigget på, eller give dig anbefalinger baseret på din købshistorik og andre data, du har delt med os.
  • For at administrere vores lodtrækninger eller konkurrencer, som du deltager i, baseret på dit samtykke, som du gav på det tidspunkt, hvor du deltog.
  • Til at udvikle, teste og forbedre de systemer, tjenester og produkter, som vi tilbyder dig. Vi gør dette på grundlag af vores legitime forretningsinteresser.
  • Vi registrerer f.eks. din browsers sessions-id for at hjælpe os med at forstå mere, når du giver os online feedback om problemer, du har.
  • For at overholde vores kontraktmæssige eller juridiske forpligtelser til at dele data med retshåndhævende myndigheder.
  • Når der f.eks. forelægges en retskendelse om at dele data med retshåndhævende myndigheder eller en domstol
  • Til at sende dig undersøgelser og anmodninger om feedback for at hjælpe med at forbedre vores tjenester. Disse meddelelser vil ikke indeholde noget reklamemæssigt indhold og kræver ikke forudgående samtykke, når de sendes via e-mail eller sms. Vi har en legitim interesse i at gøre det, da det hjælper os med at gøre vores produkter eller tjenester mere relevante for dig.
  • Du kan naturligvis til enhver tid fravælge at modtage disse anmodninger fra os ved at opdatere dine præferencer i din onlinekonto.
  • For at skabe et fyldestgørende billede af, hvem du er, og hvad du kan lide, og for at informere vores forretningsbeslutninger kombinerer vi data indsamlet på tværs af vores websteder og app, fra tredjeparter og data fra offentligt tilgængelige lister, som vi har beskrevet i afsnittet “Hvilken slags personlige data indsamler vi?”. Vi gør dette på grundlag af vores legitime forretningsinteresse.
  • Ved at kombinere disse data hjælper det os f.eks. med at tilpasse din oplevelse og beslutte, hvilken inspiration eller hvilket indhold vi skal dele med dig. Vi bruger også anonymiserede data fra kundernes købshistorik til at identificere tendenser. Dette kan derefter være afgørende for, hvilke produkter vi viser online.
  • For at behandle dine anmodninger om booking, demonstrationer eller aftaler (f.eks. med en af vores tekniske salgschefer). Nogle gange skal vi dele dine oplysninger med en tredjepart, som leverer en tjeneste (f.eks. leveringskurerer). Det gør vi for at opretholde vores aftale med dig. Hvis vi ikke deler dine personlige oplysninger, kan vi ikke opfylde din anmodning.

6. Kombination af dine oplysninger med henblik på personlig direkte markedsføring

Vi ønsker at give dig tilbud og kampagner, der er mest relevante for dine interesser på bestemte tidspunkter. For at hjælpe os med at danne os en bedre, samlet forståelse af dig som kunde kombinerer vi dine personlige data, der er indsamlet som beskrevet ovenfor, f.eks. din købshistorik. Til dette formål kombinerer vi også de data, som vi indsamler direkte fra dig, med data, som vi får fra tredjeparter, som du har givet dit samtykke til at videregive disse data til os.

7. Hvordan vi beskytter dine personoplysninger

Vi ved, hvor vigtigt datasikkerhed er for alle vores kunder. Med dette i tankerne vil vi behandle dine data med den største omhu og tage alle passende skridt til at beskytte dem.

Vi sikrer adgangen til alle transaktionsområder på vores websteder og apps ved hjælp af sikker “https”-teknologi.

Adgangen til dine personlige data er beskyttet med adgangskode, og følsomme data (f.eks. betalingskortoplysninger) er sikret for at sikre, at de er beskyttet.

Vi overvåger regelmæssigt vores system for mulige sårbarheder og angreb og for forbedringer, vi kan foretage i vores processer for at styrke sikkerheden yderligere.

8. Hvor længe opbevarer vi dine personlige oplysninger?

Når vi indsamler eller behandler dine personlige oplysninger, opbevarer vi dem kun så længe, som det er nødvendigt til det formål, som de blev indsamlet til.

Ved udløbet af denne opbevaringsperiode vil dine data enten blive slettet fuldstændigt eller anonymiseret, f.eks. ved sammenlægning med andre data, så de kan bruges på en ikke-identificerbar måde til statistisk analyse og forretningsplanlægning.

Nogle eksempler på opbevaringsperioder for kundedata:

  • Bestillinger
  • Når du afgiver en ordre, opbevarer vi de personlige oplysninger, du giver os, i fem år, så vi kan overholde vores juridiske og kontraktmæssige forpligtelser.
  • Garantier
  • Hvis din ordre omfattede en garanti, opbevares de tilhørende personoplysninger indtil garantiperiodens udløb.

9. Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?

Vi deler undertiden dine personlige oplysninger med betroede tredjeparter. F.eks. leveringsfirmaer, revisionsplatforme, til bedragerihåndtering, til håndtering af klager, til at hjælpe os med at tilpasse vores tilbud til dig osv.

Her er den politik, som vi anvender på disse organisationer for at beskytte dine data og dit privatliv:

  • Vi giver kun de oplysninger, som de har brug for til at udføre deres specifikke tjenester.
  • De må kun bruge dine data til de nøjagtige formål, som vi angiver i vores kontrakt med dem.
  • Vi arbejder tæt sammen med dem for at sikre, at dit privatliv respekteres og beskyttes til enhver tid.
  • Hvis vi holder op med at bruge deres tjenester, vil alle dine oplysninger, som de har, enten blive slettet eller anonymiseret.

Eksempler på den slags tredjeparter, som vi arbejder sammen med, er:

  • IT-virksomheder, der understøtter vores websted og andre forretningssystemer.
  • Operationelle virksomheder som f.eks. kurerfirmaer.
  • Direkte markedsføringsvirksomheder, der hjælper os med at administrere vores elektroniske kommunikation med dig.
  • Google til at vise dig produkter, der kan interessere dig, mens du surfer på internettet. Dette er baseret på enten dit samtykke til markedsføring eller din accept af cookies på vores websteder. Se vores meddelelse om cookies for at få flere oplysninger.
  • Dataindsigtsselskaber for at sikre, at dine oplysninger er opdaterede og korrekte.
  • Med henblik på bedragerihåndtering kan vi dele oplysninger om svigagtig eller potentielt svigagtig aktivitet i vores lokaler eller systemer. Dette kan omfatte deling af oplysninger om enkeltpersoner med retshåndhævende myndigheder.
  • Vi kan også være forpligtet til at videregive dine personlige oplysninger til politiet eller andre håndhævelses-, regulerings- eller regeringsorganer i dit oprindelsesland eller andre steder, hvis vi modtager en gyldig anmodning herom. Disse anmodninger vurderes fra sag til sag og tager hensyn til vores kunders privatliv.

For yderligere oplysninger bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige.

10. Hvor dine personoplysninger kan blive behandlet

Nogle gange skal vi dele dine personlige oplysninger med tredjeparter og leverandører uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), f.eks. i Australien eller USA.

Beskyttelse af dine data uden for EØS:

  • EØS omfatter alle EU-lande samt Island, Liechtenstein og Norge. Vi kan overføre personlige oplysninger, som vi indsamler fra dig, til tredjepartsdatabehandlere i lande uden for EØS.
  • Det kan f.eks. være nødvendigt for at kunne udføre din ordre, behandle dine betalingsoplysninger eller yde supporttjenester.
  • Hvis vi gør det, har vi procedurer på plads for at sikre, at dine data får samme beskyttelse, som hvis de blev behandlet inden for EØS. Vores kontrakter med tredjeparter fastsætter f.eks. de standarder, som de til enhver tid skal følge. Hvis du ønsker flere oplysninger om disse kontrakter, bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige.

Enhver overførsel af dine personlige oplysninger vil følge gældende lovgivning, og vi vil behandle oplysningerne i henhold til de vejledende principper i denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger.

11. Hvilke rettigheder har du i forbindelse med dine personlige oplysninger?

Oversigt

Du har ret til at anmode om:

  • Adgang til de personlige oplysninger, vi har om dig, gratis i de fleste tilfælde.
  • Rettelse af dine personoplysninger, hvis de er ukorrekte, forældede eller ufuldstændige.
  • F.eks. når du trækker dit samtykke tilbage eller gør indsigelse, og vi ikke har nogen legitim overordnet interesse, eller når det formål, som vi opbevarer oplysningerne til, er ophørt (f.eks. ved udløbet af en garanti).
  • At vi holder op med at bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring (enten via specifikke kanaler eller alle kanaler).
  • At vi stopper enhver samtykkebaseret behandling af dine personoplysninger, efter at du har trukket dit samtykke tilbage.
  • En medarbejders gennemgang af enhver beslutning, der udelukkende er truffet på grundlag af automatisk behandling af dine oplysninger (dvs. hvor ingen mennesker endnu har gennemgået resultatet og kriterierne for beslutningen).
  • Du har til enhver tid ret til at anmode om en kopi af alle oplysninger om dig, som partnerskabet har om dig, og også til at få disse oplysninger rettet, hvis de er unøjagtige.
  • Hvis du vil bede om dine oplysninger, bedes du kontakte databeskyttelsesansvarlig, Pitchmark, Unit 8, Ram Hill Business Park, Ram Hill, Coalpit Heath, Bristol, South Gloucestershire, BS36 2TX, eller sende en e-mail til sales@pitchmark.com.
  • Hvis du vil bede om at få dine oplysninger ændret, skal du opdatere din onlinekonto eller kontakte vores kundeservice.

Hvis vi vælger ikke at imødekomme din anmodning, forklarer vi dig grundene til vores afslag.

Din ret til at trække dit samtykke tilbage

Når du har givet os dit samtykke til at bruge dine personlige oplysninger, har du ret til at ændre mening til enhver tid og trække dit samtykke tilbage.

Når vi påberåber os vores legitime interesse i tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse, kan du bede os om at stoppe af grunde, der har forbindelse til din individuelle situation. Vi skal i så fald gøre det, medmindre vi mener, at vi har en legitim overordnet grund til at fortsætte med at behandle dine personlige oplysninger.

Direkte markedsføring

Du har ret til at stoppe brugen af dine personoplysninger til direkte markedsføring via alle kanaler eller udvalgte kanaler. Vi skal altid efterkomme din anmodning.

Kontrol af din identitet

For at beskytte fortroligheden af dine oplysninger vil vi bede dig om at bekræfte din identitet, før vi behandler enhver anmodning, du fremsætter i henhold til denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis du har givet en tredjepart tilladelse til at indsende en anmodning på dine vegne, vil vi bede dem om at bevise, at de har din tilladelse til at handle.

12. Hvordan kan du stoppe brugen af dine personlige oplysninger til direkte markedsføring?

Der er flere måder, hvorpå du kan stoppe direkte markedsføringskommunikation fra os:

  • Klik på linket “afmeld” i enhver e-mail, som vi sender dig. Vi stopper derefter alle yderligere e-mails fra den pågældende afdeling.
  • Hvis du har en konto, skal du logge ind og gå til området “Min konto” og ændre dine præferencer.
  • I vores app kan du administrere dine præferencer og fravælge en eller alle de forskellige push-notifikationer ved at vælge eller fravælge de relevante indstillinger i afsnittet “Indstillinger”.
  • Skriv til Pitchmark, Unit 8, Ram Hill Business Park, Ram Hill, Coalpit Heath, Bristol, South Gloucestershire, BS36 2TX.
  • E-mail sales@pitchmark.com.

Bemærk venligst, at du kan fortsætte med at modtage meddelelser i en kort periode, efter at du har ændret dine præferencer, mens vores systemer er fuldt opdateret.

13. Kontakt til den regulerende myndighed

Hvis du mener, at dine data ikke er blevet behandlet korrekt, eller hvis du er utilfreds med vores svar på anmodninger, du har fremsat til os vedrørende brugen af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Information Commissioner’s Office.

Du kan kontakte dem ved at ringe på 0303 123 1113.

Du kan også gå online på http://www.ico.org.uk/concerns (åbner i et nyt vindue; bemærk, at vi ikke kan holdes ansvarlige for indholdet på eksterne websteder).

Hvis du er bosat uden for Storbritannien, har du ret til at indgive din klage til den relevante databeskyttelsesmyndighed i det land, hvor du bor.

14. Har du nogen spørgsmål?

Vi håber, at denne fortrolighedspolitik har været nyttig med hensyn til at beskrive den måde, vi håndterer dine personlige oplysninger på, og dine rettigheder til at kontrollere dem.

Hvis du har spørgsmål, som ikke er blevet dækket, bedes du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige, som gerne vil hjælpe dig:

Send os en e-mail på sales@pitchmark.com

Du kan også skrive til os på Data Protection Officer, Pitchmark, Unit 108, Longmead Road, Emerald Park East Emersons Green, Bristol, BS16 7FG

Pitchmark Line Marking

FREE
VIEW